地产公司档案室管理规定为了加强档案室管理,提高档案保管的严谨性和规范性,作规定如下:
一、档案室管理责任部门和责任人公司档案室管理责任部门为总经理办公室,责任人为总经理办公室档案管理 员,其它人员不得随意进出档案室。
二、 档案室存档范围公司形成的各类档案以及各部门上报的存档资料,除此之外的其它物品不得 存放档案室。
三、 档案柜编号与存放档案室共有档案柜十四列,编号为A―N列,每列分为1―5栏,根据各部门归 档资料分类存放如下:
1、 A列为总经理办公室资料、人力资源部资料,以及历年来奖状、奖杯、证 书、相片、光盘等。A1-A2:公司奖状、奖杯、获奖证书等;A3:公司历年活动相片、公司调研、房展会、部门活动、集团、社区活动及 项目图片、公司历年内刊及光盘资料。A4:总经理办公室档案A5:人力资源部档案
2、 B列为公司重要证照及各部门历年签署的合同B1:公司重要证照B2-B5:历年来各部门签署的合同,根据时间、部门进行分类保存
3、 C列为工程前期部档案(按项目分类)C1-C5: G72地块文件、z国际公寓、翠竹园、玉兰山庄、梅花山庄
4、 D列工程前期资料
5、 E列为工程项目档案
6、 F列为工程项目档案
7、 G列为营销部档案公司各楼盘的买卖契约、客户资料及认购协议等(按项目分类)
8、 H列为营销部档案公司各楼盘的买卖契约、客户资料及认购协议等(按项目分类)
9、 I列为预算部档案
10、 J列为预算部档案
11、 K列为物资部、物管技术部档案K1-K3:物资部各类招投标文件K4-K5:物管技术部盘点表
12、 L列为财务部档案(财务部历年凭证)
13、 M列为财务部档案(财务部历年凭证)
14、 N列为财务部档案N1:财务部历年财务报表N2:贷款合同、贷款按揭协议登记表、抵押合同、审计业务约定书、税务局 与外经委等单位来函、其它资料N3:再投资退税审核资料、公司注销资料、利润再投资相关资料、审计报告 、评估报告、验资报告等N4:银行资料N5:增加注册资本相关资料、投资方名称变更相关资料
四、 档案存放要求档案文件根据内容分列存放整齐,每列文件须有档案文件目录,并做好存放 时间及借阅时间的记录。存放在档案盒内的资料必须在档案盒上统一字体标明名称,便于查找。
五、 档案室的清理要求档案室必须定期打扫与清洁。档案柜及所有保存文档资料存放超过一年后, 档案管理员必须定期清扫与整理,避免灰尘与污损。
六、 其它规定按档案管理办法执行。